powrótPapierowe faktury, czy można przechowywać je w wersji elektronicznej ?.

PRZEPISY DOTYCZĄCE POSTĘPOWANIA Z FAKTURAMI SĄ NIELICZNE.
Do Izby Skarbowej w Katowicach zwróciła się spółka, która zajmuje się produkcją wyrobów tytoniowych. Ze względu na rodzaj działalności otrzymuje duża liczbę faktur papierowych, które musi archiwizować. Aby zredukować koszty z tym związane, spółka zdecydowała się na wprowadzenie nowego systemu postępowania z fakturami - po otrzymaniu dokumentu papierowego będzie on skanowany i w tej wersji przechowywany do celów dokumentacji podatkowej.
Spółka zwróciła uwagę, że przepisy dotyczące postępowania z fakturami są dość nieliczne. Chodzi o art. 106b ust. 1 pkt 1 oraz art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, według której podatnicy są zobowiązani wystawić fakturę dokumentującą w szczególności dokonanie sprzedaży (wykonanie usługi), datę dokonania sprzedaży (wykonania usługi), cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Poza tym znaczenie mają także art. 106g ust. 1 ustawy o VAT, według którego faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży, oraz art. 112a ust. 1 pkt 2 tej samej ustawy, który nakazuje przechowywanie otrzymanych faktur podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Przyjęty przez firmę system ma zapewnić, że po zeskanowaniu będzie można sprawdzić tożsamość sprzedawcy, a więc potwierdzić autentyczność dokumentu, faktura będzie odtworzona w taki sposób, aby w całości była czytelna, a na dodatek nie będzie można dokonywać żadnych zmian danych w dokumencie. Jednocześnie dokumenty papierowe będą niszczone.
SKAN RÓWNIE DOBRY JAK PAPIER.
Spółka zapytała urzędników fiskusa, czy taki system przechowania dokumentów - czyli archiwizowanie skanów, a nie faktur oryginalnych - będzie zgodny z przepisami. W interpretacji z 27 lutego 2015 roku (sygnatura IBPP3/443-1391/14/JP) Izba Skarbowa w Katowicach udzieliła odpowiedzi pozytywnej.
Urzędnicy stwierdzili, że obecne przepisy dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Nie ma więc przeszkód do stworzenia systemu mieszanego, w którym papierowe faktury są przechowywane w formie elektronicznych obrazów.
Stwierdzili, że ważne jest, aby zachować czytelność i autentyczność dokumentów oraz aby możliwy był dostęp do zarchiwizowanych faktur, jeśli zażądają go organy podatkowe. A skany papierowych faktur te warunki spełniają.
Podobnie wygląda sytuacja w przypadku paragonów i innych podobnych dokumentów, które również są podstawa do udowodnienia poniesienia wydatków a które z punktu widzenia prawa fakturami nie są. Kwestie przechowywania i postępowania z tymi dokumentami - co zasugerowała spółka, a potwierdziła Izba Skarbowa w Katowicach - nie są uregulowane w przepisach, a wiec również nie ma przeciwskazań dla przechowywania ich w wersji elektronicznej.
Takie stanowisko urzędników fiskusa ma znacznie także dla najmniejszych przedsiębiorców, którzy są zmuszeni do zbierania czasem nawet dużych ilości papierowych faktur, aby w razie ewentualnej kontroli móc je przedstawić w urzędzie skarbowym. Możliwość zeskanowania faktur i przechowywania ich czy to na nośnikach pamięci, czy np. w chmurze, udostępnionej przez wyspecjalizowane firmy lub bank, powoduje, że praktycznie całą administrację firmą można przenieść do internetu. Dodatkowo, w niektórych przypadkach, kiedy od odwiedzającego urząd skarbowy przedsiębiorcy fiskus zażąda jakiegoś dokumentu, będzie można go dostarczyć od ręki.
(Tax Care)